Guía: Inventario en Koha

01 ¿Qué es el módulo de Inventario?

El módulo permite verificar físicamente los ejemplares de la colección y compararlos contra los registros del catálogo. Identifica ítems no localizados, actualiza la fecha "última vez visto" y genera reportes exportables.

Ruta de acceso

Más → Catalogación → Inventario

Identifica ítems no encontrados (candidatos a Missing / Lost)
Actualiza el campo datelastseen en cada ejemplar escaneado
Genera reportes exportables a CSV para auditoría
Permite comparar archivos de códigos de barras contra una shelf list

02 Antes de empezar

Una buena preparación reduce errores y acelera el proceso. Define el alcance, los recursos y las precauciones antes del primer escaneo.

Definir alcance

¿Toda la colección o por etapas (sala, colección, rango)?
Estimar volumen de ítems a inventariar
Asignar responsables por sede/colección

Recursos necesarios

Lector portátil de códigos de barras (recomendado)
Computadora con acceso a Koha intranet
Editor de texto para los archivos .txt

Respaldo previo

Solicita un respaldo de la base de datos al equipo técnico
El inventario modifica miles de registros; el backup permite revertir si algo sale mal

Lista de chequeo

Equipo entrenado en el flujo
Estanterías ordenadas previamente
Ventana de baja afluencia para no afectar préstamos

⚠️ Importante: Koha admite máximo 1.000 códigos por carga. Archivos más grandes pueden causar timeout. Divide los lotes.

03 Paso 1 — Cargar los datos

Hay dos formas de ingresar los códigos de barras al módulo. Elige la que mejor se adapte al volumen y al equipo.

Opción A · Archivo de códigos

Carga un archivo .txt con un código por línea
Recomendado para volúmenes altos (cientos de ítems)
Lectores portátiles generan este formato automáticamente al sincronizar

Opción B · Escaneo en pantalla

Campo "Lista de códigos de barras" — uno por línea
Útil para correcciones puntuales o colecciones pequeñas
Ideal cuando hay computadora cerca de la estantería

💡 Tip: Si usas un lector portátil, conéctalo al PC y exporta los códigos a un .txt antes de subirlos. La mayoría de lectores tiene un modo "memoria" que acumula escaneos sin necesidad de PC en mano.

04 Paso 2 — Parámetros principales

Estas opciones controlan cómo Koha procesa los códigos cargados.

Parámetro	Qué hace	Recomendación
Establecer fecha de inventario	Asigna esta fecha al campo `datelastseen` de cada ítem escaneado	Usar la fecha del día del conteo
Comparar listado de códigos contra resultados	Coteja los códigos cargados con los del filtro y reporta los faltantes	✅ Marcar (es la utilidad principal)
No devolver ítems escaneados	Por defecto Koha hace check-in al escanear; esto lo desactiva	Marcar si NO quieres modificar préstamos activos
Revisar códigos fuera de orden	Detecta libros mal ubicados según la signatura topográfica	✅ Marcar para auditar el orden de estantería

05 Paso 3 — Filtros de ubicación

Acota el inventario a un segmento físico específico para no procesar todo el catálogo de una vez.

Biblioteca de origen / actual: escoger si filtrar por sede de origen (homebranch) o por sede actual (holdingbranch)
Biblioteca: seleccionar una sede o "Todas las bibliotecas"
Ubicación en estante (items.location): filtra por sala o sección física configurada en LOC
Colección (CCODE): por código de colección institucional
Signatura topográfica entre X y Y: útil para inventariar un rango de Dewey específico (ej: 500 a 599)
Esquema de clasificación: por defecto Dewey Decimal Classification

💡 Estrategia recomendada: Divide el inventario en lotes lógicos por shelving location o por rangos de signatura (ej: 000–099, 100–199, …). Así cada sesión es manejable y el avance es medible.

06 Paso 4 — Filtros por estado del ítem

Permiten incluir o excluir ítems según su estado actual en el sistema.

`items.notforloan`

Préstamo Normal
No prestable
Colección técnica
Ordenado / Pedido

`items.itemlost`

Extraviado
Perdido
Perdido y pagado por
Préstamo vencido (Perdido)

`items.withdrawn`

Expurgado
Solo ocultar

`items.damaged`

Dañado
Estropeado de origen

Otras opciones

Última fecha de inventario: omite ítems verificados después de la fecha indicada (útil para no recontar lo ya hecho)
Ignorar ítems en préstamo: los excluye del listado generado
Omitir ítems en reserva: excluye los que están en espera de retiro

07 Paso 5 — Tipos de ítem

Selecciona los tipos que vas a inventariar. Suelen mostrarse todos los configurados (libros, revistas, equipos, etc.).

Material general / referencia / reserva
Trabajos de grado y tesis
Hemeroteca y publicaciones seriadas
Colecciones especiales (normas, materiales raros, literatura)
Mapas, planos, fotografías, kits
CDs, DVDs y documentos digitales
Equipos audiovisuales / portátiles / casillero

💡 Tip: Para un inventario físico estándar de libros, deselecciona tipos no físicos (documentos digitales) o no relevantes (equipos, casillero). Eso reduce el listado y evita ruido en el reporte.

08 Paso 6 — Opciones de reporte

Configura el detalle del reporte que devuelve el módulo al finalizar.

Opción	Cuándo activarla
Exportar a archivo CSV	Siempre, para tener el respaldo en Excel/CSV
Add lost items to the report	Si quieres ver los ítems ya marcados como Lost en el resultado
Add items without problem to the report	Para auditoría completa (incluye los que están bien)

Cuando todo esté configurado, baja al final del formulario y pulsa Submit para procesar.

09 Después del inventario — Resultados

Koha entrega un reporte con tres tipos de ítems. Así se interpretan:

Ítems no encontrados

Estaban en el sistema pero no en el archivo escaneado
Candidatos a estado Missing o Lost
Hacer una segunda búsqueda física antes de cambiar el estado

Ítems que requieren revisión

Códigos de barra escaneados que no coinciden con el catálogo
Posibles errores de catalogación o datos inconsistentes
Pasarlos al equipo de catalogación

Ítems escaneados con éxito

Verificados físicamente
El campo datelastseen queda actualizado
Disponibles para circulación normal

Acta del inventario

Exportar el CSV completo y guardarlo como acta anual
Incluir fecha, responsable, alcance y totales
Documento útil para auditoría interna

10 Recomendaciones finales

Buenas prácticas para que el inventario sea eficiente y reproducible.

Comienza con un piloto pequeño: 50–100 ítems para que el equipo se familiarice con el flujo
Procesa lotes de menos de 1.000 códigos por carga para evitar timeouts
Backup la noche previa al inicio del proceso
Documenta cada sesión: fecha, responsable, colección, total de ítems escaneados
Recursos oficiales: Manual de Koha (koha-community.org/manual)
Soporte técnico: el equipo de Bibliolabtech está disponible para resolver dudas durante el proceso